Pour le trésorier de l’association
La trésorerie de l’association de l’école, tenue par un bénévole en quelques minutes par semaine
Frais et cotisations des familles, journal de compte, demandes de la direction, avances des maitresses et indemnités kilométriques : le trésorier tient tout au même endroit, sans tableur à transmettre.
Ce qui pèse
Une trésorerie tenue sur son temps libre
Un tableur à transmettre
Le fichier de l’année passe d’un bénévole à l’autre, avec ses versions.
Les relances une par une
Chaque famille en retard, un courriel, puis un autre.
Les tickets des maitresses
Avances, achats de matériel, trajets : des justificatifs à récupérer et à rembourser.
En début d’année
Les frais des familles, par foyer ou par élève
Chaque frais se paramètre une fois : périodicité, assiette par foyer ou par élève, consigne de paiement affichée aux familles. Le suivi range ensuite les familles en lignes et les frais en colonnes : « À payer », « Partiel », « Payé », « Exonéré ». Et « Réclamer à toutes les familles » relance d’un bouton celles qui doivent encore quelque chose.
Au fil de la semaine
Le journal de compte, justificatif photographié
Recettes et dépenses, solde courant. Un mouvement s’ajoute depuis le téléphone avec la photo du ticket ; une pastille « Justificatif manquant » signale ceux qu’il reste à compléter.
Quand la direction demande
Les demandes à la trésorerie
Une note de frais, une demande d’achat : le trésorier répond par « Approuver », « Accorder » ou « Refuser ».
Pour les maitresses
Avances et indemnités kilométriques
Pour chaque maitresse : l’avance, le justifié, le reste. Les indemnités kilométriques arrivent toutes prêtes ; « Virement fait » les marque payées, et elles entrent seules au journal de compte.
Ses autres écrans
Sur le téléphone, et pour l’assemblée générale
Un mouvement depuis le téléphone
Le ticket photographié, le montant, la catégorie : le mouvement est au journal avant de quitter le magasin.
Les dépenses des maitresses
La vue d’école des avances, de ce qui est justifié et de ce qui reste, avec les justificatifs manquants.
Les exports CSV et PDF
Journal et récapitulatifs se téléchargent en CSV ou en PDF, comme ce récapitulatif d’indemnités kilométriques.
Confidentialité
Aucune donnée pédagogique ni de santé
Le trésorier n’a que deux onglets : « Accueil » et « Trésorerie ». Il gère les frais des familles sans jamais voir une note, une évaluation ou une information de santé d’un enfant.
Ce qu’il voit, ce qu’il ne voit pas
Ce qu’il voit
- Les frais de chaque foyer et leur statut
- Le journal de compte et ses justificatifs
- Les demandes de la direction
- Les avances, dépenses et indemnités des maitresses
Ce qu’il ne voit pas
- Aucune note ni évaluation
- Aucune donnée de santé
- Aucune séance ni programmation
- Aucun bilan ni bulletin
Récit
La trésorière bénévole
Elle réclame aux familles en retard d’un bouton et paie les indemnités kilométriques, qui entrent toutes seules au journal. Elle ne voit ni les notes ni la santé des enfants.
Quelques minutes par semaine
Ce qu’Educ’ENT ne fait pas (encore)
Ce que la page promet, l’outil le fait. Voici ce qu’il ne fait pas encore.
- Pas de paiement en ligne : la consigne de paiement de l’école est affichée aux familles
- Pas de virement depuis l’outil : « Virement fait » se marque une fois le virement passé à la banque
- Pas d’application à installer : tout passe par le navigateur
L’école pilote
Conçu avec l’école Saint-Bonaventure
Educ’ENT est construit avec l’école Saint-Bonaventure, école primaire catholique hors contrat de Sevelinges, dans le Haut-Beaujolais. De la toute petite section au CM2, en classes multiniveaux et à très petits effectifs, l’équipe s’en sert au quotidien : chaque fonction est mise au point avec elle.
Montrez-la à votre trésorier
Une démonstration en visio sur l’école test : les frais des familles, le journal de compte et les indemnités kilométriques, du côté de la trésorerie.