Piloter l’école
Trésorerie de l’association de l’école, tenue par un bénévole
La trésorière bénévole
Le samedi matin, elle ouvre « Suivi des frais » : une ligne par famille, une colonne par frais, « À payer », « Partiel », « Payé », « Exonéré ». « Réclamer à toutes les familles », puis le journal de compte, où il manque un justificatif. Ni notes, ni santé : la trésorerie, rien d’autre.
Les frais des familles
Des frais par foyer ou par élève, et une consigne de paiement
Cotisation à l’association, fournitures scolaires : chaque frais a sa périodicité, son assiette (par foyer ou par élève) et la consigne de paiement que liront les familles. « Attribuer un frais », « Réclamer » une famille ou toutes, « Exporter en CSV ».
Le journal de compte
Recettes, dépenses, solde courant, et le ticket en photo
Chaque mouvement du compte de l’association s’enregistre avec sa catégorie et son justificatif, photographié depuis le téléphone. Une pastille « Justificatif manquant » signale ce qu’il reste à retrouver.
Les demandes
Les demandes à la trésorerie : « Approuver », « Accorder », « Refuser »
Une note de frais, une demande d’achat : la direction approuve, la trésorière accorde ou refuse. Chaque demande garde sa trace.
Les dépenses des maitresses
« Ajouter une dépense » : le ticket photographié, le reste à justifier
La maitresse reçoit une avance pour sa classe. À chaque achat, « Photographier le ticket » : son reste à justifier se met à jour. Côté école, l’avance, le justifié, le reste et les justificatifs manquants de chacune.
Les indemnités kilométriques
Les trajets en série, et le journal de compte qui se remplit seul
La maitresse saisit ses trajets ponctuels ou une série (le trajet de chaque mardi, par exemple), puis « Envoyer au trésorier ». Le trésorier fixe le taux, fait le virement, puis « Virement fait : marquer payée » : l’indemnité entre seule au journal de compte. Un récapitulatif PDF accompagne chaque demande.
Pour qui
Qui s’en sert dans l’école
Ce qui n’est pas encore là
Ce que la page promet, l’outil le fait. Voici ce qu’il ne fait pas encore.
- Le paiement en ligne : les familles règlent selon la consigne de l’école, la trésorière marque le frais payé
- Le montant encaissé sur un paiement partiel : « Partiel » ne dit pas combien a été reçu
La trésorière gère les frais, mais ne voit ni les notes ni la santé des enfants : aucun onglet pédagogique dans son espace.
Voyez l’espace d’un trésorier
Sur l’école test : les frais de l’année, le journal de compte, une demande d’indemnités kilométriques.